Quelle: Bezirksregierung Detmold
Hintergrund
E-Government umfasst die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen mit dem Ziel, das Verwaltungshandeln effizienter, kostengünstiger und transparenter zu gestalten. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet dabei Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ca. 600 Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale digital anzubieten, um Bürger:innen und Unternehmen den unkomplizierten und zeitlich unabhängigen Zugang zu den Leistungen des Staates zu ermöglichen. Das E-Government Gesetz des Landes NRW legt mit der verpflichteten Führung elektronischer Akten das Fundament zur digitalen Arbeitsnorm in der Verwaltung.
Verwaltungsprozesse digitalisieren
Der klassische Verwaltungsprozess lässt sich vereinfacht in den Schritten Antragseingang, Bearbeitung und Antragsentscheidung darstellen. Der Antragseingang erfolgt über diverse Kanäle und Formen, wodurch in diesem Verfahrensschritt der höchste Aufwand für die Verwaltungen liegt. Mit dem Erlass zum ersetzenden Scannen (2018) sind von der Behörde eingescannte schriftliche Antragsdokumente als Original anzusehen, wodurch es in erster Linie keine oder eine nur kurzfristige zusätzliche Archivierung der Papierform des Antrags bedarf. Um sich in potentiellen Rechtsverfahren darauf berufen zu können, benötigt die Behörde eine Zertifizierung zur Digitalisierung von Eingangspost, durch das BSI. Ab 2023 sollen zentrale Scanstellen in NRW zur Verfügung gestellt werden.
Damit solche Verfahren zum Tragen kommen, muss die Behörde auf allen Ebenen digitalisiert werden. Dazu zählen vor allem die Errichtung einer digitalen Poststelle zur elektronischen Postverteilung und die Implementierung eines E-Aktensystems, in welcher ebenfalls Bestandsakten nachträglich eingepflegt werden sollten. Die bisherige Erfahrung zeigt, dass diese Art der Bearbeitung mit neuen Herausforderungen für die Mitarbeitenden einhergeht und somit veränderte Fähigkeiten abverlangt. Um die Mitarbeitenden zu entlasten, müssen Anträge die keiner digitalisierten Form bedürfen anhand einer Negativliste klar vordefiniert sein.
Schriftformerfordernis
Ein weitere Möglichkeit zur effizienteren Bearbeitung von Anträgen, bietet der Verzicht auf die ,,gefühlte Schriftform” seitens der Behörden. Damit gemeint ist die Gewohnheit für die meisten Verwaltungsanträge ein Dokument in Schriftform samt Signatur zu verlangen, obwohl das Gesetz diese gar nicht explizit erfordert und somit der Grundsatz der Nichtförmlichkeit besteht.
Fazit
Im öffentlichen Diskurs werden häufig Bürokratie- und Personalabbau in den Verwaltungsbehörden propagiert, jedoch scheinen diese Maßnahmen angesichts der steigenden Anzahl an Anträgen und zunehmende Komplexität der Aufgabenbereiche nicht zielführend zu sein. Die Digitalisierung bietet den größtmöglichen Hebel zu effizienterem und schnellerem Bearbeiten von Verwaltungsanträgen.