Schnittstellen zur digitalen Zusammenarbeit

Der Anwendungsfall

In der Theorie sollte das schon lange Praxis sein, jedoch sieht die Realität meist anders aus. Digitale Kommunikationswege mit vereinfachten Prozessen zur Entscheidungsfindung im Bau-, Planung- und Genehmigungsverfahren erleichtern die Zusammenarbeit zwischen den Akteuren und erspart zusätzliche Arbeit in der Dokumentation. Die Perspektive der Bezirksregierung Detmold als Behörde, wie auch die Erfahrungen der Firma Bluebeam im Bausektor, verdeutlichen den Handlungsbedarf und die Möglichkeiten im Bereich der Kommunikation.

Behörde

E-Government umfasst die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen mit dem Ziel, das Verwaltungshandeln effizienter, kostengünstiger und medienbruchfrei elektronisch zu gestalten. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) als Teilprozess der Verwaltungsdigitalisierung verpflichtet dabei Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ca. 575 Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale digital anzubieten, um Bürger:innen und Unternehmen den unkomplizierten und zeitlich unabhängigen Zugang zu den Leistungen des Staates zu ermöglichen.

In der klassischen Verwaltung erfolgt der Antragseingang über diverse Eingangskanäle, wodurch ein hoher Aufwand in diesem ersten Schritt entsteht. Durch § 10 EGovG NRW i. V. m. dem Erlass zum ersetzenden Scannen (2018) sollen die Landesbehörden ein etwaiges Papieroriginal in ein elektronisches Dokument übertragen. Durch eine entsprechende Zertifizierung beim BSI stehen eingescannte schriftliche Antragsdokumente dem Papieroriginal gleich. Die Zertifizierung zur Digitalisierung von Eingangspost durch das BSI ist Voraussetzung für das beweiswerterhaltende, ersetzende Scannen.

Step´s to go:

• Errichtung einer digitalen Poststelle in der Behörde
• Implementierung eines E-Aktensystems
• Negativliste für Eingänge die nicht digitalisiert werden können

Bausektor

 Die Projektumsetzung in der Baubranche erfordert die Zusammenarbeit verschiedenster Projektbeteiligter und Stakeholder auf horizontaler und vertikaler Ebene. Den Herausforderungen des Fachkräftemangels und der voranschreitenden Auftragsdichte an Bauprojekten, begegnet die Branche mit der Digitalisierung von Arbeitsschritten, Genehmigungen und Verwaltungsmaßnahmen. Das Fehlen eines Planungs- und Bauspezifischen Dokumenten-Standards für alle Beteiligten, führt in der Praxis zu einem erhöhten Aufwand in der Kommunikation, Überarbeitung von Bauplänen und in der Verwaltung der Dokumente. Die F.a. Bluebeam setzt aus diesem Grund auf die Zusammenarbeit auf Basis des kleinsten gemeinsamen Nenners aller Projektbeteiligten, dem PDF-Format.

 Die Software „Revu“ ermöglicht es Dokumente übersichtlich darzustellen und zu editieren. Anmerkungen können direkt in den Plan gesetzt werden und müssen nicht mehr handschriftlich eingescannt werden. Anschließend bietet die Software einen automatisiert erstellten Report der Anmerkungen und Änderungen eines Bauplans, welcher mit einem üblichen PDF-Reader geöffnet werden kann. Über im Report hinterlegte Hyperlinks, können die Änderungen direkt im Bauplan nachverfolgt werden. Zudem bietet die Software die Funktion überarbeitete Pläne zu vergleichen oder auch zu überlagern. Diese Funktion kann im Sinne des Vier-Augen-Prinzips in der internen Revision und anhand der Überlagerung, zur Prüfung von Maßstäben genutzt werden.